5 tips om je interne communicatie te verbeteren

Bij het verbeteren van communicatie wordt in eerste instantie vaak gedacht aan klantcommunicatie. De communicatie tussen collega’s krijgt niet altijd de focus die het verdient, terwijl er vaak grote verbeterslagen mogelijk zijn. En die zorgen voor een hogere tevredenheid en productiviteit van je medewerkers, wat je dienstverlening ook weer ten goede komt. Daarom: 5 tips om je interne communicatie te verbeteren.

1. Stel een communicatieplan op 

Alles begint met een goed doordacht plan. Stel jezelf eerst een aantal vragen, zodat je gericht stappen kunt zetten. Op welke manier(en) wordt nu intern gecommuniceerd en hoe ervaart iedereen dat? Wat wil je bereiken met een nieuwe manier van communiceren? Stel aan de hand hiervan een wensen- en eisenlijstje op en maak een nieuw communicatieplan. 

2. Integreer de diverse communicatievormen

Niet alleen voor klanten is het handig dat zij door één nummer te bellen bij de juiste persoon uitkomen; ook voor je collega’s is het belangrijk om goed bereikbaar te zijn. Het werkt een stuk efficiënter om de beschikbare communicatiemiddelen te integreren. Dat kan van vaste en mobiele telefonie (met vast-mobiel integratie) doorlopen tot chat en e-mail (met Unified Communications). 

3. Gebruik chat als alternatief voor e-mail 

Er wordt ontzettend veel gemaild en soms eindeloos geantwoord op mails. Het gevolg is een uitpuilende inbox waar het overzicht ontbreekt. Het kost veel tijd om alles te lezen en lang niet alles is altijd relevant. Chat biedt uitkomst. Soms is het veel efficiënter om zaken in een (groeps)chat af stemmen. Je reageert sneller op elkaar en kan daarom sneller vooruit. En je inbox houd je overzichtelijker. 

4. Zorg voor draagvlak binnen de organisatie 

De manier waarop je communiceert veranderen gaat niet zonder slag of stoot. Daarom is het goed om duidelijk te hebben wie verantwoordelijk is voor het beleid en wie voor de techniek. Schakel een aantal gemotiveerde collega’s in die het voortouw kunnen nemen en als aanspreekpunt fungeren voor directe collega’s. Dit zorgt ervoor dat iedereen snel de nieuwe manier van communiceren omarmt. 

5. Houd communicatie op de agenda 

Het is goed om na een bepaalde periode met elkaar te evalueren hoe iedereen de interne communicatie ervaart. Als je per afdeling een aantal verantwoordelijke personen hebt aangewezen, zou je met hen een bijeenkomst kunnen plannen. Belangrijk is dat zij op voorhand bij hun team de ervaringen hebben geïnventariseerd. Op die manier krijg je een beeld van de hele organisatie. Ga het gesprek open aan, zoek vooral naar oplossingen en blijf kennis met elkaar uitwisselen.