Papieren documenten scannen met je smartphone

Als ondernemer zul je er regelmatig tegenaan lopen dat een papieren document ook digitaal beschikbaar moet zijn. Hoe makkelijk zou het zijn als je dit met de camera van je smartphone of tablet kunt doen? Een app kan hiervoor de oplossing bieden. Ideaal als je geen printer of scanner bij de hand hebt! Nemesys zet de voor- en nadelen van de beste scanner-apps op een rij.

Marsha
van Holten

Google Drive

Google Drive is een cloud-dienst voor zowel consumenten als voor zakelijke gebruikers. In de app (en online dienst) is het mogelijk om documenten te openen, op te slaan en er samen in te werken met collega’s.

Als extra feature heeft de app ook een optie om documenten te scannen. Open de app op je telefoon, druk op de +-knop rechtsonder en daarna op scan. Vervolgens wordt de afbeelding in zwart-wit weergegeven en kun je hem waar nodig nog bijsnijden of draaien. Het is wel noodzakelijk om toestemming te geven aan de app om je camera te gebruiken (mocht je dat nog niet eerder gedaan hebben).

Handig is wel dat je alles kunt organiseren in mappen, waardoor je bijvoorbeeld per project een map met documenten kunt aanmaken. En je kunt hier vanaf je computer bij, wel zo handig.

Een klein nadeel is dat de app het document niet altijd goed bijsnijdt. Zo kan het voorkomen dat alleen een afbeelding op het document wordt gescand, en de rest van de tekst niet wordt meegenomen. Uiteraard kun je dit nog wel aanpassen met het bijsnijden, maar dat kost een extra handeling.

De voor- en nadelen van Google Drive
+ Snelle en gemakkelijke scan
+ Direct een back-up in de cloud-dienst
+ Scans zijn direct vanaf ieder apparaat toegankelijk
– Bijsnijden gaat niet altijd goed, waardoor je het zelf nog moet doen
– Scans zijn niet altijd even duidelijk

Evernote

Evernote is net als Google Drive een app die in eerste instantie misschien niet voor het scannen van documenten is bedoeld, maar dit zeker wel aanbiedt. De app, waarin je onder meer notities kunt opslaan, laat je via de +-knop rechtsonder ook een scan maken van documenten.

Wanneer je je camera boven het document houdt, wordt het document gelijk herkend als hetgeen dat gescand moet worden. Vervolgens kun je hem op de juiste plek opslaan en zelfs nog tekst en andere afbeeldingen toevoegen.

Het enige nadeel van deze app is dat je al snel meer scans maakt van een document dan dat je misschien bedoelde. De camera blijft namelijk continu doorzoeken naar een document om te scannen. 

De voor- en nadelen van Evernote
+ Eenvoudige manier om te scannen
+ Mogelijkheid om de scan nog aan te passen met eigen tekst of andere beelden
+ Je kunt vanaf ieder apparaat de scan bekijken en organiseren in verschillende notitieboeken
– Geen optie om de scan bij te snijden
– Je maakt snel meer scans dan de bedoeling was.

Adobe Scan
 

Adobe heeft specifiek een app ontwikkeld waarmee je documenten kunt scannen. Om de app te kunnen gebruiken moet je eerst een Adobe ID aanmaken of een Google- of Facebook-account. Adobe zoekt via je camera naar een document. Zodra de app er eentje gevonden heeft, wordt automatisch een scan gemaakt. Wanneer de camera geen document herkent, is er ook de mogelijkheid om handmatig een scan maken.

De scan wordt vervolgens automatisch bijgesneden en opgeschoond waar nodig. Helaas worden de schaduwen niet weg gehaald en zijn daardoor erg duidelijk zichtbaar in beeld. Wanneer je meerdere scans hebt gemaakt, kun je ze achteraf in een andere volgorde plaatsen. Daarnaast kun je beelden bijsnijden en draaien.

Als je klaar bent, kun je het geheel opslaan als PDF, vervolgens zal de app automatisch de tekst gaan herkennen. Heb je ook Acrobat op je telefoon staan, dan kun je het document hierin bewerken of ondertekenen als dat nodig is.

Handig is verder dat de informatie van gescande visitekaartjes direct aan de contactpersonen op je telefoon toegevoegd kunnen worden. Dat bespaart je weer een extra stap. De scans kun je verder openen via Adobe Document Cloud.

De voor- en nadelen van Adobe Scan
+ Zoekt direct zelf naar document om te scannen
+ Pagina’s van documenten achteraf nog opnieuw te rangschikken
+ Herkent automatisch tekst in documenten
– Account vereist
– Acrobat vereist om verder te kunnen werken met scans

Microsoft Office Lens

Een andere goede app voor het maken van scans is Microsoft Office Lens. En deze app geeft heel duidelijk aan met een grote knop in het scherm dat je een scan kunt maken.

De app heeft diverse standen, om verschillende dingen te kunnen scannen. Het gaat om whiteboards, documenten, visitekaartjes en foto’s. Net als de andere apps herkent de app direct of er een document in beeld is, om snel een scan te kunnen maken. Dit kun je ook handmatig doen door op de knop onderin te klikken.

De scan kun je daarna nog bijsnijden en draaien. Ook kun je meerdere pagina’s aan een document toevoegen en er tekst of eigen tekeningen op plaatsen.

Bovendien heeft de app de mogelijkheid om te integreren met de andere Office-producten. Je kunt de scan direct exporteren naar OneNote, OneDrive, Word en PowerPoint. Hiervoor moet je uiteraard wel een Office-account hebben.

Ook kun je er een PDF van maken en de scan opslaan in de galerij op je telefoon.

De voordelen van Microsoft Office Lens
+ Integratie met andere Office-producten
+ Diverse standen voor verschillende documenten
+ Erg eenvoudige app

Genius Scan

De Genius Scan is een slimme scanner die herkent welk deel van de foto daadwerkelijk tekst of beeld bevat, en scant alleen dat gedeelte in. De app voegt automatisch een aangepast contrast toe, waardoor de afbeelding beter leesbaar is. Op deze manier worden de eventuele kreukels uit het papier weggewerkt. Vervolgens kun je de gescande documenten handmatig nog bijsnijden en bewerken. Ook met de Genius Scan kun je je gescande documenten groeperen, zoals facturen, bonnetjes op aantekeningen van een bepaald project.

De voordelen van Genius Scan
+ Schaduwen en oneffenheden worden direct verwijderd
+ In enkele seconden tientallen pagina’s scannen met de batch-scan functie
+ Mogelijkheid om visitekaartjes te scannen en direct contactpersonen aanmaken

iScanner

iScanner is een handige app waarmee je elk document gemakkelijk kunt scannen, opslaan en delen in PDF- of JPEG-format. Heb je belangrijke documenten die vertrouwelijk of geheim zijn? Dan kun je deze beveiligen met een wachtwoord of Face ID/Touch ID. De scanner detecteert automatisch formulieren, herkent en bewerkt direct de tekst op de scan en heeft een batchverwerkingsmodus, waardoor je meerdere pagina’s achter elkaar kunt scannen. De scanner herkent zelfs talen. Met de e-sign functie voeg je eenvoudig een handtekening toe aan je documenten.

De voordelen van iScanner

+ Print je scans eenvoudig met elke Wi-Fi-printer
+ Deel en upload gescande documenten naar clouddiensten, zoals Dropbox, Evernote of Google Drive
+ Sorteer documenten op naam, datum of grootte

Bovenstaande apps zijn gratis te downloaden voor zowel iOS als Android, op iScanner na (alleen in de Appstore beschikbaar). 

Altijd en overal een scanner op zak

Over een aantal jaar is het misschien niet eens meer nodig om documenten door een scanner halen. Apps worden namelijk steeds slimmer en slaan je documenten direct op in je adresboek, fotoalbum of administratie. 

In de toekomst worden deze mobiele apps steeds slimmer. De koppeling met krachtige cloudsystemen zorgt er dadelijk voor dat je vage afbeeldingen superscherp kunt maken en automatisch naar meerdere apparaten kunt transporteren. Een goede scanner-app is voor jou als ondernemer dus onmisbaar.

Bron: T-Mobile