Efficiënter communiceren dankzij Skype

“Je hebt een doel voor ogen en je hebt je eigen kennis, maar je mist nog de ervaring. NEMESYS is voor ons de partner die die ervaring kon brengen.”

Skype for Business

“We zijn een vooruitstrevend bedrijf waar ik als hoofd van de ICT-afdeling echt mijn ei kwijt kan”, vertelt Paardekooper ICT-manager Jerry de Munnik. Regelmatig mogen zijn mensen aan de slag met nieuwe innovaties om de bedrijfsprocessen beter te laten verlopen. Zo was Paardekooper een van de eerste organisaties die digitaal de facturen verwerkten en ook het ERP-systeem wordt regelmatig aangepast. De telefonie werd echter nog steeds ondersteund door een vijftien jaar oude PABX en de Munnik vroeg zich af of dit niet anders kon. Met zijn team ging hij zich oriënteren op de mogelijkheden van Unified Communications met Skype.

“Toen we het pakket (Skype) voor het eerst bekeken, zijn we er hier eigenlijk direct warm van geworden” vertelt de Munnik. “Bij Skype zijn allerlei functies in een tool gegoten. Je kunt ermee bellen, videoconferencen, mailen en chatten. Bovendien heb je de mogelijkheid om schermen te delen en over te nemen. Daarnaast sprak vooral de presence-functie me erg aan. Je kunt direct zien of iemand beschikbaar is en wat hij aan het doen is. Hoe vaak komt het niet voor dat je ’s avonds even een mailtje stuurt, terwijl de ander gewoon beschikbaar is voor een telefoon- of chatgesprek? Met Skype for Business worden de lijnen korter en dat gaat tijdbesparingen opleveren.”

ERVARING MET UC

In eerste instantie ging de Munnik zelf onderzoeken wat er nodig was om Skype binnen het bedrijf te laten werken. Al gauw werd echter duidelijk dat er binnen de organisatie de kennis ontbrak die voor een installatie nodig was. De Munnik ging zodoende op zoek naar partners die ervaring hadden met Skype. Uiteindelijk kwam NEMESYS, de leverancier van de bestaande PABX bij Paardekooper, als beste naar voren. “We hadden gewoon de meeste aansluiting met hun manier van denken”, vertelt de Munnik over de gunning. “De andere dienstverleners boden naast Skype allemaal nog een telefooncentraleplatform aan, terwijl Skype gewoon zonder telefooncentrale draait. NEMESYS dacht vanaf het begin goed met ons mee en zat echt op onze golflengte, terwijl andere bedrijven hoge prijzen neerlegden waar we geen goed gevoel bij hadden.”

EEN VLOTTE IMPLEMENTATIE

De overstap naar Skype for Business moest behoorlijk snel geregeld worden. Paardekooper en Halma waren zojuist gefuseerd en Halma ging op korte termijn verhuizen van Wijchen naar de Paardekooper-vestiging in Beuningen. Dat betekende dat eind januari 2012 het hele bedrijf (dertig man sterk) verhuisd moest zijn, terwijl het contract pas eind december was getekend. Toch ging de overgang probleemloos en Skype is binnen de organisatie snel omarmd. “We waren in het begin even bang dat mensen het lastig zouden vinden om met een applicatie te bellen. We hadden bijvoorbeeld niet te dure toestellen aangeschaft, waarbij de telefoons alleen werken wanneer de PC aan staat. Mogelijk vinden mensen dat verwarrend. Maar we zijn blij dat de organisatie heel makkelijk aan Skype blijkt te wennen.” Momenteel bellen de dertig medewerkers van Halma, de ICT-afdeling en verschillende mensen van de buitendienst met de Unified Communications suite van Microsoft. Eind april moeten echt alle honderdtachtig werkplekken met Skype draaien.

De Munnik is dik tevreden met het werk van NEMESYS. Ook in de toekomst ziet hij een sleutelrol voor de speler uit Oud Beijerland weggelegd. “Voor ons zijn ze de preferred servicepartner waar wij mee in zee gaan als we iets nieuws willen doen” zegt hij. “We hebben hier maar een beperkte ICT-afdeling van drie, vier mensen, terwijl die jongens van NEMESYS constant op bezoek zijn bij bedrijven en daar kritisch naar de ICT-omgeving kijken. Ze hebben meer kennis in huis dan wij en kunnen ons goed ondersteunen. We zijn er daarom van overtuigd dat je er zonder partner niet komt!”

OVER PAARDEKOOPER GROUP

Paardekooper Group is een van de grootste groothandels op het gebied van disposables en verpakkingsmaterialen in Nederland. Onder de groep vallen Paardekooper, Halma en Depa. Het bedrijf groeit snel en ICT heeft daarbij altijd een belangrijke rol gespeeld. Dit jaar wil Paardekooper met de invoering van Skype een nieuwe efficiëntieslag maken. NEMESYS was daarbij de servicepartner die Paardekooper hielp de ambities op het gebied van Unified Communications waar te maken.