Skype for Business als ideale communicatie oplossing

Leverancier van ERP-bedrijfssoftware Microsign uit Zwolle belde tot twee jaar geleden weliswaar al via VoIP, maar had nog wel een aparte telefooncentrale die moeilijk te bedienen was. Ook was het soms lastig te traceren welk telefoontje nu bij welke personen in het pand terechtkwam. Reden voor het bedrijf om over te stappen op Skype for Business

Keuze voor Skype

Arjan Schrijver, mede-eigenaar van Microsign Bedrijfssoftware, vertelt dat de keuze voor Skype for Business via NEMESYS voor hen logisch was. “Anders dan bij een traditionele telefooncentrale is Skype for Business geïntegreerd in het bedrijfsnetwerk. NEMESYS is al jarenlang onze systeembeheerder. Toen we eind 2014 een nieuw serverpark in ons bedrijf hebben aangelegd, zijn we meteen overgestapt op Skype for Business.

De keuze voor NEMESYS als leverancier voor Skype for Business was dan ook, mede door onze goede ervaringen, al snel gemaakt. De livegang is perfect verlopen, we zijn continu bereikbaar gebleven en ook het inspreken en inschakelen van bijvoorbeeld de keuzemenu’s verliep goed. Natuurlijk hebben we daarna nog wel hier en daar wat moeten finetunen, maar we hebben geen moment downtime gehad. Heel prettig, zeker ook wanneer je weet dat we met de overgang naar Skype for Business ook nog eens zijn overgestapt van 038- naar 088-nummers. Ook dat ging allemaal vlekkeloos.”

‘One number’-principe

Bij Microsign werken 20 mensen, van wie een groot deel alleen op maandag op kantoor in Zwolle is. “De rest van de week werken zij bij onze klanten op locatie en dankzij Skype for Business zijn zij heel gemakkelijk bereikbaar. We werken volgens het ‘one number’ principe, waardoor de telefoon automatisch wordt doorgeschakeld naar het device waarop de medewerker bereikbaar is. Of dat nu de headset van de laptop is, een vast telefoontoestel op een afdeling, de app op een smartphone of het mobiele nummer. Dat is heel prettig, want je hoeft niet meer verschillende nummers te bellen voordat je iemand te spreken krijgt.”

Beter samenwerken

Ook onderling samenwerken kreeg met Skype for Business een nieuwe dimensie. “Je hebt geen telefoontoestel meer op je bureau, maar belt - in de meeste gevallen - via een headset aan je computer. Ook chatten is een mogelijkheid. En wanneer je tijdens het telefoongesprek of de chat even iets aan je collega wilt laten zien, biedt Skype for Business ook de mogelijkheid om het scherm te delen of personen toe te voegen aan het gesprek. Dat is erg handig. We hebben trouwens ook tafelmodules voor groepsgesprekken en teleconferencing. De geluidskwaliteit daarvan is zo goed, dat we soms vergeten dat degene met wie we praten niet in dezelfde ruimte zit als wij.”

Gebruiksgemak

Het gebruiksgemak van Skype voor Business is een groot voordeel, vertelt Schrijver. “We kunnen bijvoorbeeld heel gemakkelijk zelf berichten inspreken wanneer we eerder gesloten zijn. Daarnaast zijn er diverse groepen, waarop je je kunt abonneren. Je kunt je bijvoorbeeld abonneren op de telefoontjes naar de eerstelijnssupport of naar sales. Of op de support groep waarnaar telefoontjes na 17:00 uur kunnen worden doorgeschakeld, als extra service naar onze klanten. Onze consultants gebruiken deze mogelijkheid ook, wanneer ze buiten kantoortijden werkzaamheden verrichten voor een klant. Als niemand dan binnen een minuut opneemt, kan de beller een bericht inspreken waarover iedere abonnee van de groep automatisch wordt geïnformeerd.”

Ideale oplossing

Alles in aanmerking genomen is Schrijver blij dat zijn bedrijf de overstap heeft gemaakt. “Zeker voor een technische organisatie als de onze met veel medewerkers in de buitendienst, waar we vaak samenwerken in projecten, is het heel handig. Werken met Skype for Business is een compleet andere manier van samenwerken, het is een communicatieplatform waarbij telefonie onderdeel is geworden van het platform in plaats van een zelfstandig systeem. Dat is echt even wennen, maar voor ons bedrijf de ideale oplossing.”

Over Microsign

Met de ERP-software van Microsign kunnen bedrijven zowel hun interne processen als hun klantgerichtheid optimaliseren door geïntegreerde portalen, mobiele oplossingen en apps. Door de modulaire opzet kunnen bedrijven daarmee klein beginnen en kan de bedrijfssoftware van Microsign met hen meegroeien. Kijk voor meer informatie op Microsign.nl.